Wyjazdy zagraniczne

Wniosek o wyjazd za granicę

  1. Pracownicy, doktoranci i studenci UP w Poznaniu wyjeżdżający służbowo za granicę są zobowiązani do złożenia, najpóźniej na 10 dni przed terminem wyjazdu, w Dziale Współpracy z Zagranicą „Wniosku na wyjazd za granicę” (formularz w Repozytorium dokumentów Działu Współpracy z Zagranicą.). W przypadku konieczności dokonania opłaty konferencyjnej niezbędne jest wcześniejsze złożenie wniosku, co najmniej na 10 dni przed upłynięciem daty ostatecznego wpływu pieniędzy. Wnioski składane w ostatniej chwili nie będą realizowane przed wyjazdem. Refundacja kosztów podróży następować będzie po powrocie.
  2. Wniosek na wyjazd za granicę należy wydrukować dwustronnie na jednej kartce A4, tak by wszystkie punkty mieściły się na dwóch stronach wniosku. W punktach 1-2 podajemy swoje dane, w punktach 3-6 informacje dotyczące samego wyjazdu. W punkcie 7 należy określić preferencje co do podróży, podać ilość diet, wysokość opłaty konferencyjnej oraz każdorazowo, przy środku lokomocji, dietach, wpisowym, wizie - źródło finansowania danego kosztu. Proszę zwrócić uwagę, że podpisujący wniosek nie tylko dostarcza danych odnośnie podróży. Zobowiązuje się również do wykupienia polisy, która refundowana jest po powrocie, przywiezienia rachunków, faktur, potwierdzeń wystawionych na UP w Poznaniu oraz do rozliczenia się. Zanim wniosek trafi do DWZ musi zostać podpisany przez kierownika jednostki, dziekana wydziału oraz w przypadku finansowania z grantów kierownika projektu. Do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub inny stosowny dokument potwierdzający wyjazd.
  3. Oficjalnej zgody na wyjazd służbowy za granicę udziela Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą- prof. dr hab. Krzysztof Szoszkiewicz.

Diety

  1. Z tytułu podróży służbowej delegowanym przysługują:
  • diety pobytowe
  • diety hotelowe
  • dieta dojazdowa
  • zwrot kosztów podróży
  • polisa ubezpieczeniowa
  • zwrot kosztów opłat wizowych
  • inne wydatki np. koszty opłaty konferencyjnej.
  1. Dieta pobytowa jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
  • Śniadanie – 15% diety,
  • Obiad – 30 % diety,
  • Kolację – 30 diety,
  • Inne wydatki (kieszonkowe) – 25 % diety
  • Koszt noclegu jest rozliczany rachunkiem hotelowym (faktura musi być wystawiona na UP w Poznaniu, adres główny, NIP, imię i nazwisko wyjeżdżającego) w granicach limitu ustalonego w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 29 stycznia 2013 r.). W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt hotelowy w wysokości 25% limitu.
  1. Dieta dojazdowa - przysługuje pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą.
  1. Zasady przyznawania diet oraz stawki na dany kraj regulowane są rozporządzeniem ministerialnym. Termin wypłacenia diet należy ustalić z pracownikami DWZ. Diety są wypłacane tylko we wtorki i czwartki w kasie UP w Poznaniu (parter Collegium Maximum) w wyznaczonym terminie, najczęściej 1-2 dni bezpośrednio przed wyjazdem w godz. od 10.00 do 13.00.

Rozliczanie

  1. Rozliczenia diet należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu z zagranicy w DWZ. Faktury lub inne dokumenty księgowe dołączane do rozliczenia powinny być podpisane i opieczętowane przez dysponenta środków. Przeliczenia rachunków z innych walut na walutę, w której były pobrane diety dokonuje DWZ. Ewentualne wpłaty dokonuje się w kasie UP na podstawie druku rozliczenia z DWZ. Zgodnie z przepisami, pracownikowi, który nie dokona rozliczenia zaliczki w terminie, zostanie ta zaliczka potrącona z najbliższego wynagrodzenia.

Regulowanie płatności z góry

  1. W przypadku konieczności dokonania przedpłaty kosztów wpisowego lub innych kosztów wymaganych przez organizatora np. konferencji, należy zaznaczyć we wniosku wyjazdowym kwotę przedpłaty oraz przedłożyć w DWZ rachunek/wezwanie do zapłaty lub podać na piśmie dokładne dane dot. przelewu (kwota i waluta, nazwa beneficjenta, nazwa i adres banku, IBAN, SWIFT lub BIC, źródło finansowania, podpis dysponenta środków). Wnioskujący podpisując się na wniosku wyjazdowym zobowiązuje się do dostarczeniu faktury potwierdzającej przez organizatorów otrzymanie należności.
  1. Możliwe jest również opłacenie wpisowego uczelnianą kartą kredytową. W tym celu, należy wystąpić z wnioskiem do Działu Finansowego o wyrażenie zgody na użycie karty kredytowej. Pismo powinno zawierać informacje jak wyżej i zobowiązanie o dostarczeniu faktury. Kopię pisma należy dostarczyć również do DWZ.

Zakup biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych, promowych

  1. Po złożeniu wniosku na wyjazd, osoba wyjeżdżająca powinna się skontaktować z właściwym pracownikiem DWZ w celu ustalenia sposobu przejazdu do miejsca docelowego. Lista krajów, którymi zajmują się konkretni pracownicy jest dostępna w zakładce PRACOWNICY
  1. .Zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych, wyłoniono biuro podróży BLUE SKY TRAVEL, z którym Uczelnia podpisała roczną umowę (obowiązuje do dnia 29.07.2019) na obsługę wyjazdów służbowych. Wszystkie bilety lotnicze muszą być zakupione w tym biurze.
  1. Bilety autokarowe i promowe pracownik kupuje samodzielnie i dostarcza do DWZ fakturę / bilet do refundacji.

Dane biura: BLUE SKY TRAVEL , ul. Roosevelta 2, 60-829 Poznań

  1. Osoba zainteresowana biletem za pośrednictwem pracownika DWZ zajmującego się wyjazdami do danego kraju, dokonuje wstępnego rozeznania lub rezerwacji w BLUE SKY TRAVEL.
  1. Biuro BLUE SKY TRAVEL jest zobligowane do przedstawienia informacji o najkorzystniejszych możliwych połączeniach do miejsca docelowego u różnych licencjonowanych przewoźników, uwzględniając również ofertę internetową tzw. „tanich przewoźników”.

Zgodnie z umową, BLUE SKY TRAVEL pobiera następujące opłaty za wystawienie biletów :

9,00- zł – bilety lotnicze w Europie i na Bliski Wschód

20,00 zł - bilety lotnicze międzykontynentalne

1,23 zł - bilety lotnicze krajowe

5,00 zł – bilety kolejowe

40,00 zł – opłata za wizowanie jeśli bilet na wyjazd kupiony jest poza BLUE SKY TRAVEL

  • Po zaakceptowaniu rezerwacji przez osobę zainteresowaną, DWZ dokonuje zakupu biletu. W przypadku korzystania z „tanich linii” nie ma możliwości dokonywania wcześniejszej rezerwacji, bilet zgodnie z systemem sprzedaży, musi być wykupiony natychmiast, a cena zależy od momentu zakupu biletu (im wcześniej tym taniej).
  • Osoby dla których kupowany jest bilet lotniczy, proszone są o podanie numeru telefonu (najlepiej tel. komórkowy), aby w razie zmian biuro mogło się z nimi skontaktować.

Kupowanie biletu poza biurem Blue Sky Travel

  1. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej (w tym przez internet) na dzień zgłaszania zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu lotniczego jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu lotniczego oferowanego na rynku spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku.
  1. Bilet lotniczy zakupiony poza Uczelnią, gdzie rezerwacje i płatności dokonywane są przez Internet, a dokumenty drukowane są samodzielnie przez kupującego, zostanie zrefundowany pod warunkiem dostarczenia potwierdzenia przelewu, wydruku biletu elektronicznego oraz KARTY POKŁADOWEJ (zawierającej imię i nazwisko, datę i godzinę wylotu oraz numer lotu).

Wizy

  1. W przypadku krajów, do których istnieje wymóg wizowy, formalności związane z wizami załatwić można za pośrednictwem biura BLUE SKY TRAVEL. W tym celu, należy dostarczyć do DWZ wymagane dokumenty: paszport, zaproszenie, formularz wizowy oraz 1 zdjęcie. W przypadku, jeśli delegowany nie chce załatwiać wiz w wyznaczonym poprzez przetarg biurze podróży, formalności wizowe należy załatwiać osobiście.

Podróż samochodem

  1. Dopuszcza się możliwość refundowania kosztów przejazdu podczas podróży służbowej samochodem prywatnym na uzasadniony szczególnymi okolicznościami wniosek osoby delegowanej złożony przed rozpoczęciem podróży służbowej. Za szczególne okoliczności uważa się przypadki gdy:
  • nie ma możliwości dojazdu środkami komunikacji publicznej
  • w terminie podróży Uczelnia nie dysponuje samochodem służbowym
  • istnieje konieczność przewozu wielkogabarytowej aparatury lub innych materiałów
  • podróż jednym samochodem odbywa kilku pracowników i spowoduje to umniejszenie ogólnych kosztów podróży
  1. Formalności związane z wypłaceniem tzw. kilometrówki wyjeżdżający załatwia osobiście w Dziale Finansowym UP w Poznaniu. Kilometrówka obejmuje wszystkie koszty związane z podróżą np. paliwo, ubezpieczenie samochodu, amortyzacja.

Ubezpieczenie

  • Przed wyjazdem z kraju pracownik zobowiązuje się do wykupienia polisy ubezpieczeniowej. Polisę wyjeżdżający załatwia osobiście, a refundacja kosztów ubezpieczenia następuje po powrocie do kraju, przy rozliczaniu wyjazdu na podstawie przedłożonego oryginału polisy. Należy pamiętać, aby wybierać polisę w wariancie podstawowym, bo tylko taka będzie refundowana.

 Urlop w czasie wyjazdu zagranicznego

  1. Pracownik skierowany za granicę na okres nie przekraczający jednego miesiąca otrzymuje urlop szkoleniowy. Pracownik skierowany za granicę na okres przekraczający jeden miesiąc otrzymuje urlop płatny/bezpłatny (wniosek urlopowy). Z pracownikiem wyjeżdżającym na okres powyżej jednego miesiąca Uczelnia może zawrzeć umowę o udzieleniu świadczeń pieniężnych, w okresie powyżej jednego miesiąca i nie dłuższym niż 1 rok, wyrażonym procentem dotychczas uzyskiwanego wynagrodzenia zasadniczego:
  • 20% gdy nie posiada nikogo na utrzymaniu
  • 40% gdy ma na utrzymaniu 1 osobę
  • 60% gdy ma na utrzymaniu 2 osoby
  • 80% gdy ma na utrzymaniu 3 lub więcej osób.
  1. Przez osoby pozostające na utrzymaniu pracownika rozumie się członków rodziny spełniających warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o powszechnym zaopatrzeniu pracowników i ich rodzin. Po zakończeniu rocznego pobytu za granicą pracownik może ubiegać się o urlop bezpłatny. Pracownik kierowany za granicę na okres powyżej jednego miesiąca nie otrzymuje w tym czasie stypendium doktorskiego lub habilitacyjnego.

Szczegółowe informacje organizacyjne na temat wyjazdów zagranicznych znajdują się na stronie Działu Współpracy z Zagranicą. Ważne dokumenty: